書類を電子化するためには何が必要？
具体的な方法や手順を解説

テレワークの普及などを背景に、書類を電子化する企業が増えています。書類を電子化すると業務効率化につながりますが、電子化の方法お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、書類を電子化する方法や手順をわかりやすく解説します。ITに詳しくなくても、紙の書類を電子化する方法がわかるようになるでしょう。

書類の電子化とは？

書類の電子化とは、紙の書類をパソコンやスマートフォンなどで保存・閲覧できるよう、PDFファイルなどに変換することを指します。PDFファイルは国際標準のファイル形式であり、OSやデバイスが異なっていても取り扱いが可能で、多くの方と共有できるのが特徴です。

紙の書類を電子化するには、スキャナーや複合機などでスキャニングをして、PDFファイルに変換する方法で行います。OCR処理をすると、文字をテキストデータとして検索することも可能です。

紙の書類だけでなく、WordやEXCEL、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどで作成した文書も、PDFファイルに変換して保存できます。書類を電子化することで、多くの方と同じ書類をパソコンなどで共有できるようになり、テレワークの対応や業務効率化などに役立ちます。

書類の電子化における注意点

書類を電子化する際は、セキュリティ対策に注意が必要です。書類を電子化すると、紙の書類よりもセキュリティは強化されますが、情報漏洩や内容の改ざんなどのリスクは存在します。リスクを回避するには、PDFファイルの暗号化やアクセス制限などの対策が有効です。

また、書類を電子化すると、従来とは業務のやり方が変わってしまうことにも注意を要します。書類の作成や取り扱い方法などのルールを決め、ルールに基づいて運用しなければなりません。導入直後は、現場で混乱が生じることも考えられます。

なお、帳簿や決算関係書類など電子帳簿保存法などの法令で定められた帳簿書類は、電子化する場合でも一定の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法や電子署名法などの法律を理解のうえ、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入の検討も必要です。

書類を電子化するメリット

書類を電子化するメリットはいろいろありますが、主なものは以下の3つです。

業務の効率化

書類を電子化すると業務効率化が図れます。紙の書類を社内で共有するには、手作業で書類をコピーして配布しなければならず、大変な手間と労力がかかります。書類を電子化すると、PDFファイルをクラウドストレージなどにアップロードするだけで共有が可能です。

稟議書や報告書などの書類を部署や社内でスピーディーに共有できるため、業務効率化につながります。業務効率化が進むと生産性向上にも貢献します。

セキュリティの強化

セキュリティの強化が図れることは、書類を電子化することのメリットの一つです。紙の書類は紛失や破損する恐れがありますが、電子化すると紛失防止などにつながります。また、PDFファイルは紙の書類のように劣化せず、元の状態を長期間にわたって保持できます。

ただし、書類を電子化しても情報漏洩や改ざんなどのリスクは存在するため、パスワードを設定して閲覧者を制限したり、文書を暗号化したりするなどのセキュリティ対策は必須です。

テレワークへの対応

書類を電子化することで、テレワークへの対応が容易になります。テレワークで業務を行う際は、自宅のパソコンやノートパソコンなどで業務に必要な書類を閲覧・編集できるようにしなければなりません。

電子化したPDFファイルは、OSやデバイスが異なっていても、閲覧や編集が可能です。また、同じ書類を他のメンバーと共有できるため、オフィスと同じような環境で業務を行えます。したがって、テレワークを導入する際は、書類の電子化は必須です。

書類を電子化するデメリット

書類の電子化はメリットだけでなく、以下のようなデメリットも存在します。デメリットも理解しておくことが大切です。

コストがかかる

書類を電子化するには、導入コストや運用コストがかかります。PDF化をするにはAdobe AcrobatなどのPDF編集ソフトが不可欠であり、一部の機能は無料で使用できますが、豊富な機能を使用するには、買い切りやサブスクの料金がかかります。

クラウドストレージの利用料金や電子帳簿保存法対応のシステムの導入費なども必要になる場合があり、スキャナーや複合機などの機器がない場合は、新たに購入しなければなりません。

また、これまで蓄積してきた紙の書類をPDF化するのに、労力や費用がかかることも考慮が必要です。書類の電子化を業者に依頼すると、モノクロだと1枚あたり4円程度のコストがかかります。

システム障害が起きる可能性がある

システム障害が起きると、書類にアクセスできなくなったり、データが消失したりすることがあります。書類の電子化を検討する際には、システム障害のリスクを考慮し、定期的なバックアップなど、適切な対策を講じなければなりません。

システム障害だけでなく、パソコンやハードディスクドライブの故障などにも備えることが必要です。

書類を電子化する方法

書類を電子化するには、スキャニングとOCRが必要です。

スキャニング

スキャニングは、紙の書類をスキャナーや複合機で読み取ってPDFファイルに変換する作業です。解像度やサイズなどを設定して、紙の書類をスキャンすると、スキャナーや複合機の付属ソフトがPDFファイルに変換してくれます。

コンビニに設置している複合機でもスキャニングは可能です。スキャニングを代行してくれるサービスも存在します。

OCR

OCR（文字認識）とは、画像データやPDFをテキストデータに変換する作業です。画像データやPDFの文字をテキストデータに変換することで、文字として認識できるようになります。これにより、テキスト検索や編集が可能になります。

OCRをするには、Wondershare PDFエレメント Proや本格読取などのOCRソフトが必要です。

書類を電子化する手順

書類を電子化するには、電子化する書類を選別することから始めます。これまで蓄積してきた紙の書類をすべて電子化するには、膨大な時間と労力、コストがかかります。優先順位を決め、早急に電子化が必要な書類から電子化を始めましょう。

書類を電子化するには、電子化のルールを決めておくことが必要です。あらかじめ解像度や形式などを決めておくと、スムーズに電子化を進められます。電子化したデータの保管場所も決めておきましょう。

電子化する書類やルールが決まれば、紙の書類をスキャンして電子化を進めます。WordやEXCELなどで作成した文書は、PDF化して保存します。書類が膨大で、社内のリソースだけでは電子化が困難な場合は、業者に依頼することも検討しましょう。

書類を電子化する方法

OCR処理

OCR処理とは光学式文字認識のことで、紙の文字をテキストデータ化する方法です。

旧字など難易度の高い文字への対応や目的に応じた最適なデータ形式での納品をご提案可能です。

スキャニング

紙のアンケートを高解像度のスキャナーで読み取り、電子化する方法です。

データ化した後は、デジタルアーカイブの環境構築対応が可能です。