名簿や住所録を電子化する
メリットや注意点、
やり方を解説

紙の名簿や住所録は保管場所の確保や検索する際に苦労しがちです。

しかし、名簿や住所録を電子化することでこれらの悩みが解消され、さらには名簿を有効活用することも可能になります。

ここでは、名簿や住所録といった紙の書類を電子化するメリットや注意点、やり方について解説します。

名簿や住所録を電子化するメリット

名簿や住所録を電子化するメリットについて見てみましょう。

印刷や保管コストを削減できる

名簿などの紙の書類を電子化することで印刷代や保管場所代などのコストを削減できます。

用紙代、インク代、プリンター代、キャビネット代、倉庫代など、ランニングコストの圧縮が実現します。

検索が容易になる

電子化することで必要な書類を簡単に検索できるようになります。

例えば、氏名や電話番号、住所といった情報を使って検索できるため、これまで紙をパラパラめくって探していたような時間や労力が解消されます。

劣化や紛失を防げる

紙の名簿や住所録などは経年劣化が起こります。

また、使用し続けることで破れたり紛失する懸念もありますが、電子化することで劣化や紛失リスクがなくなります。

名簿管理が容易になる

電子化すれば名簿管理が容易になります。

例えば、住所や連絡先の編集や更新をはじめ、メーリングリストやDMといった販売促進業務に活用することも可能です。

名簿や住所録を電子化する際の注意点

次に、名簿や住所録を電子化する際に注意すべき点をご紹介します。

業務手順が変わる

電子化することで名簿の管理や編集といった業務手順が変わります。

これに伴う周知の徹底や講習の実施など、導入時に手間がかかる可能性があります。また、現場の混乱や反発にも注意しなければいけません。

一覧性が低くなる

電子化すると名簿の一覧性が低くなります。

電子化された名簿は特定の情報を検索することには長けていますが、一覧表示すると端末画面の大きさに依存します。紙の名簿を机の上に目一杯広げて閲覧するといったことができないので注意が必要です。

セキュリティ対策が必要

名簿や住所録は個人情報を含むこともあるため、セキュリティ対策が必要です。

情報漏洩や改ざん、不正アクセス、バックアップなど、データ管理に注意しなければいけません。

名簿や住所録を電子化するやり方

では、実際に名簿や住所録を電子化するやり方を見てみましょう。

データ入力

紙しか存在しない書類や手書きの文字を精度が高いテキストデータへと変換します。

手書き文字をはじめ、旧字、和欧文混在、回転文字、ルビ付き文字、白抜き文字、絵柄の上の文字などあらゆる文字をテキストデータ化できます。

OCR処理

OCR処理とは光学式文字認識のことで、紙の文字をテキストデータ化する技術です。

名簿や住所録に記載されている文字情報を機械的に読み取って電子化するため、データ入力の手間やコストを省き、入力ミスを防ぐことも可能です。

手書きや旧字などにも対応できるため、古い名簿などでも容易に電子化できます。