請求書の電子化とは?
法律や方法、メリットを解説

請求書の電子化サービスのイメージ画像

大量にある紙の請求書を電子化して保存したいと考える人は多いようです。

しかし、請求書の電子化には法律が絡むことや、やり方や進め方が分からないという悩みも多いようです。

ここでは、紙の請求書を電子化して保存するために知っておきたいことを分かりやすく解説します。

請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、これまで紙を印刷して郵送していた請求書を、PDFなどの電子データにすることを指します。

以前は請求書を印刷したものに押印し、挨拶状をつけて封入し、郵送して取引先に届けていましたが、請求書を電子化した場合には、WEB上に公開した請求書をダウンロードできたり、メール添付などで届けることができるので作業効率化に繋がります。

なぜ電子化がすすめられているのか

請求書を電子化して保存する動きが加速したのには様々な背景があります。

2020年、日本政府は2023年までに請求書の完全デジタル化に向けてデータ仕様を統一する取り組みを発表し、政府と50社ほどの企業間で協議を進めています。

また、新型コロナウイルスの影響を受けてテレワークが普及し、オンライン化が加速したことも背景のひとつです。

請求書に上司の印鑑をもらうためだけに出社する「ハンコ出社」の見直しも背景のひとつと言えるでしょう。

このような流れを受け、請求書のデジタル化が本格化する前に、まずは過去の請求書を整理することから始める企業が増え、請求書のスキャン代行サービスが利用されています。

請求書を電子化して保存する際に知っておきたい法律

「e-文書法」と「電子帳簿保存法」のふたつを知っておく必要があります。

e-文書法

e-文書法とは、保管が義務付けられている様々な書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

請求書を電子化して保存する際には、下記4つの要件を遵守することがポイントです。

見読性:パソコンなどで鮮明に読めること

完全性:書類の改ざんを防ぐ(電子署名やタイムスタンプを付与する)

機密性:不正アクセスや不正な閲覧を防ぐ(パスワードや操作ログの記録)

検索性:対象の書類を探しやすいこと

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関連の書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

この法律では、請求書(証憑類)を電子化して保存する際に「3ヶ月前までに所轄の税務署に申請と承認を済ませること」を定めています。

つまり、請求書を電子化して保存する場合、税務署に届け出てなおかつ承認をもらう必要があるということです。

3ヶ月前までに申請して承認を得ることがポイントです。

請求書を電子化して保存するメリット

次に、請求書を電子化して保存するメリットをご紹介します。

業務効率化につながる

保管時のファイリング作業、倉庫やキャビネットへの搬出入、目視で探すといった作業がなくなるため業務効率化につながります。

コストを削減できる

保管場所にかかるコストや、管理にかかるコストを削減できます。

とくに、過去の請求書を倉庫などで保管している場合は大幅なコストカットが実現します。

再発行や修正に対応しやすい

誤請求や日付間違いといったよくある失敗にも簡単に対応できます。

紙ベースの請求書を修正する場合、印刷や郵送をやり直す手間やコストがかかりますが、これらの問題が解消されます。

検索が容易になる

紙の請求書で保管している場合、膨大な量の中から特定のものを探すのは大変です。

しかし、電子化していれば文言検索により瞬時に目的の請求書を見つけることが可能になります。

請求書を電子化して保存するデメリット

デメリットも見てみましょう。

業務フローが変わる

紙で保存する場合と比べ、業務フローが大幅に変わる可能性があります。

とくに、導入時は新しい業務フローの確立や周知などに時間と労力を割くことになるためデメリットになるでしょう。

導入コストがかかる

スキャンを自社で対応する場合も、外注する場合もコストがかかります。

また、将来的に請求書の発行を完全電子化するとなると、電子請求書発行システムやクラウド型請求管理システムの導入にコストがかかります。

取引先への周知が大変

請求書を電子化して保存し、なおかつ将来的に電子請求書へ移行するつもりなら、前もって取引先に案内を出す必要があります。

案内文の作成ポイントについては、以下をご覧ください。

案内文のポイント

案内文に盛り込むポイントは以下の3つです。

決定事項であることを伝える

取引先にお伺いをたてるような文面になると断られてしまう可能性があります。すでに決定したことであり、今後の請求書のやり取りはすべて電子化されたものになると明確に伝えましょう。

請求書の電子化は社会全体で加速していることを伝える

2023年を目処に請求書の完全デジタル化が進んでいる背景を伝え、取引先も電子化に対応しないと不便になることを伝えましょう。

取引先にとってメリットがあることを伝える

取引先(受け取り側)にもメリットがあることを伝えましょう。

具体的には、スピーディーな取引が実現する、紛失リスクがない、修正や変更時の手間がかからない、保管にかかるコストが削減できるなどが取引先のメリットです。

請求書を電子化して保存する方法

実際に、紙の請求書を電子化して保存する方法をご紹介します。

スキャン

スキャナーを用いてスキャンする方法で、請求書が画像として取り込まれます。

社内のスキャナーでも対応可能ですが、e-文書法の要件である「完全性」を遵守するためにタイムスタンプの導入が別途必要です。

また、あくまでも画像として取り込まれるため、請求書に記載された文字や数字はテキストデータ化されません。

OCR処理

OCR処理とはスキャンした書類の文字や数字を抽出する技術のことです。

スキャンした請求書にOCR処理を加えることで、文字や数字がテキストデータ化されたファイルを出力できます。

手書きの請求書にも対応できることや、後々文言検索も可能になるため請求書の電子化に適した方法と言えます。

請求書の電子化サービスとは

請求書の電子化サービスとは、紙の請求書をスキャンしてPDF、エクセル、ワードなどのファイルにする代行サービスのことです。

手書きの請求書であってもOCR処理(光学式文字認識)することでテキストデータ化できるため、手軽かつ効率的な方法として注目されています。

請求書を電子化して保存するスキャン代行サービスは、近年急速に進みつつあるペーパーレス化の流れを受けて需要が高まっています。

また、同じ「請求書の電子化サービス」でも、電子請求書発行システムやクラウド型請求管理システムのことを指す場合もあるので、混在しないようにしましょう。

スマートゲートの書類電子化サービス

スマートゲートでは、通常紙で印刷されている大量の請求書をメールやWeb上でやり取りできるように、 PDF形式などで電子化したデータで納品いたします。

e-文書法(電子文書法)によって電子化できる書類の保管方法や要件は、 各法令によって定められていますが、 お客様の要望にあわせてe-文書法に準拠した 電子化を行い、ペーパーレス化を実現することが可能です。

紙の書類を電子化したいが、何をどうしたらいいかわからない場合はぜひ一度ご相談ください。

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