契約書・申込書の
電子化とは?
法律、メリット・
デメリット、問題点を解説

契約書・申込書のイメージ画像

ペーパーレス化が進むなか「既存の契約書や申込書を電子化して保存したい」と考える企業の担当者は多いと思います。

契約書などの重要書類を電子化するためにはあらかじめ知っておくべき法律や問題点などがあります。

ここでは契約書や申込書を電子化して保存するために理解しておかなければならないことをわかりやすく解説します。

契約書・申込書の電子化とは

契約書・申込書の電子化とは、これまで紙を印刷して郵送していた契約書・申込書を、PDFなどの電子データにすることを指します。

以前は印刷し、郵送して取引先に届けていた手間が、電子化した場合にはWEB上に公開した契約書・申込書をダウンロードできたり、メール添付などで届けることができるので作業効率化に繋がります。

紙の契約書で保存することとの違い

契約書などの書類を電子化して保存することは、コストが安く済むだけでなく、業務効率が向上するといった違いがあります。

例えば、書類を保管する部屋や倉庫の賃料が圧縮でき、契約書の検索や部署を超えた共有も容易になります。

また、過去の契約書や申込書の内容を参考にしたい時でも、容易に検索、閲覧できます。

問題点は?

契約書などを電子化して保存することはメリットが多いように思えますが、以下のような問題点もあるので把握しておきましょう。

  • 社内業務フローが変わる
  • サイバー攻撃に対する備えが必要になる
  • 取引先の合意が必要になる場合がある
  • 法律の要件を理解する必要がある

契約書を電子化して保存する際に知っておくべき法律

契約書や申込書といった書類を電子化して保存する場合「e-文書法」と「電子帳簿保存法」のふたつの法律を知っておきましょう。

e-文書法

e-文書法とは、保管が義務付けられている様々な書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

対象となる書類の種類は多岐にわたり、主に契約書、納品書、見積書、領収書、会計帳簿、そして株主総会や取締役会議の議事録が含まれます。

e-文書法の覚えておくべき要件は以下の4つです。

見読性:パソコンなどで鮮明に読めること

完全性:書類の改ざんを防ぐ(電子署名やタイムスタンプを付与する)

機密性:不正アクセスや不正な閲覧を防ぐ(パスワードや操作ログの記録)

検索性:対象の書類を探しやすいこと

電子化して保存する際には、上記4つの要件を満たしていることがポイントなので覚えておきましょう。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関連の書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

e-文書法と混在しがちですが、電子帳簿保存法は税務や会計に関係する書類の電子化だけを対象にしています。

電子帳簿保存法では所轄の税務署に対して電子化保存を始める3ヶ月前までに申請および承認を受けることを定めています。

つまり、契約書をはじめとする会計書類を電子化して保存するためには、前もって申請と許可を受けることがポイントです。

契約書・申込書を電子化して保存するメリット

契約書や申込書を電子化して保存するメリットを見てみましょう。

コストを削減できる

電子化して保存することの大きなメリットと言えるのがコスト削減でしょう。

例えば、印刷代や保管にかかる経費、取引先に送付する際の送料や印紙代といったコストが削減できます。

業務効率化につながる

電子化して保存することで業務効率化につながります。

具体的には、契約書を探す手間が省けたり、取引先への送付時間の短縮により取引が円滑化されます。

また、印鑑を押すためだけに出社する「ハンコ出社」が不要になり、出張中やテレワーク中の契約業務もスムーズになります。

コンプライアンスを強化できる

契約書などの書類を電子化して保存することで、一元管理や操作ログの監視も実現するため、社内の不正利用や紛失事故などが防げます。

契約書の管理も徹底している姿勢を打ち出せることは、コンプライアンス遵守という企業イメージの向上にもつながります。

契約書や申込書を電子化して保存するデメリット

次に、契約書や申込書を電子化して保存する際のデメリットをご紹介します。

取引先の理解が必要になる

電子化された契約書や申込書でのやり取りは、取引先に合意をもらう必要があります。

仮に、契約内容に修正が生じた場合に、一方的に電子化されたものを送る訳にはいきません。

必ずしもすべての取引先が電子化された契約書や申込書でのやり取りに同意してくれるとは限らないので注意が必要です。

業務フローが変わる

電子化して保存することで従来の業務フローが変わります。

新しい社内ルールの作成や周知、講習の実施など、導入時の手間や労力はデメリットになるでしょう。

契約書や申込書を電子化して保存する前にすべきこと

契約書などを電子化して保存する前にやるべきことを確認しておきましょう。

管理体制の確立

契約書などの重要書類を電子化して保存する場合の管理体制を確立しましょう。

アクセス権限やパスワード設定、ファイルの保存場所、バックアップ体制なども含めて対応する必要があります。

保管義務期間を確認する

契約書は会社法により契約終了後10年間は原本を保管しなければならないと定められています。

仮に、既存の契約書をすべて電子化したとしても保管義務期間内のものは破棄できません。あらかじめ、対象となる書類の保管期間を確認しましょう。

契約書・申込書を電子化する方法

スキャニング

契約書や申込書を高解像度のスキャナーを使い電子化(PDF化)する方法です。

大量であっても様々なデータ形式に変換可能です。

OCR処理

OCR処理は光学的文字認識のことで、デジタルスキャナーなどを用いて電子化する方法です。

手書きの契約書や申込書にも対応しており、高精度な電子化が実現します。

データ入力

手書きの契約書や申込書をテキストデータ化する方法です。

特定の項目だけをデータ化することも可能です。

契約書・申込書の電子化サービスとは

契約書や申込書を電子化するサービスとは、紙の書類をスキャンしてPDFやエクセル、ワードなどで保存する代行サービスのことです。

紙の状態で保存している契約書や、製本化されている契約書でも裁断することなく電子化できます。

また、OCR処理により契約書に記載されている文字情報をテキストデータ化できるため、後々の検索や閲覧、共有が効率的になります。

これとは別に、契約書の電子化サービスには他の意味もあります。

それは「電子契約サービス」のことで、オンライン上で契約締結できる電子契約書システムを指しています。

ひとことで契約書の電子化と言っても「既存の契約書を電子化して保存する」ことと「電子契約サービス」のふたつの意味があることを知っておくと良いでしょう。

スマートゲートの書類電子化サービス

スマートゲートでは、通常紙で印刷されている大量の契約書をメールやWeb上でやり取りできるように、 PDF形式などで電子化したデータで納品いたします。

e-文書法(電子文書法)によって電子化できる書類の保管方法や要件は、 各法令によって定められていますが、 お客様の要望にあわせてe-文書法に準拠した 電子化を行い、ペーパーレス化を実現することが可能です。

紙の書類を電子化したいが、何をどうしたらいいかわからない場合はぜひ一度ご相談ください。

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