伝票を電子化する際に
知っておきたい法律や
メリット・デメリット、
流れを解説

伝票のイメージ画像

物流業界や銀行などで頻繁に使用されている手書きの伝票を電子化して保存したいと考えたことはありませんか?

紙の伝票が溜まって困っている、保管場所を確保できない、電子化したいけど法律が絡むから難しいなど、様々な悩みを解消するサービスが「伝票のスキャン(電子化)サービス」です。

ここでは、紙や手書きの伝票をスキャンして電子化する際に知っておきたいことをわかりやすく解説します。

伝票を電子化して保存するサービスについて

紙の伝票を電子化するサービスにはふたつの意味があります。

  • 既存の紙伝票をスキャンして電子化保存する
  • 伝票でのやり取りを電子化(帳票電子化)する

「既存の伝票をスキャンして電子化保存する」ことは、紙や手書きの伝票をスキャンしてPDFやエクセル、ワードといったファイルで保存することです。

過去の伝票を整理したい時や、保管場所の確保に困った時に有効なサービスです。手軽に始められますが、ペーパーレスへ完全移行するまでには時間を要します。

「伝票でのやり取りを電子化(帳票電子化)する」とは、紙の伝票によるやり取りを電子化し、ペーパーレスのシステムを構築することです。

ペーパーレスの業務に転換したい場合や、コストや労力の削減を実現するのに有効なサービスです。一方、導入には大規模な取り組みが必要になります。

上記のように同じ「伝票の電子化」でも意味合いが異なるので違いを知っておきましょう。

伝票を電子化して保存する際に知っておかなければいけない法律

伝票や帳票を電子化して保存しておく際には「e-文書法」と「電子帳簿保存法」のふたつを知っておく必要があります。

e-文書法

e-文書法とは、保管が義務付けられている様々な書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

電子化して保存する際には、下記4つの要件を満たしていることがポイントなので覚えておきましょう。

見読性:パソコンなどで鮮明に読めること

完全性:書類の改ざんを防ぐ(電子署名やタイムスタンプを付与する)

機密性:不正アクセスや不正な閲覧を防ぐ(パスワードや操作ログの記録)

検索性:対象の書類を探しやすいこと

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関連の書類を電子化して保存するための決まりごとを定めた法律です。

この法律は、税務や会計に関する書類を電子保存する場合に適用されるため、電子化して保存したい伝票が国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売上帳、仕入れ帳など)の一部を構成する場合、法律の要件に従う必要があります。

対照的に、電子化して保存したい伝票が企業内での決裁や整理を目的にしている場合は適用されません。

電子帳簿保存法では、所轄の税務署に対して電子保存を始める3ヶ月前までに申請および承認を受けることを定めていますので、前もって申請および承認を済ませる必要があります。

伝票を電子化して保存する場合は、この法律の要件を把握することがポイントです。

伝票を電子化して保存するメリット

次に、紙の伝票を電子化して保存する際のメリットをご紹介します。

保管場所を減らせる

紙の伝票を保管する場所を減らすことができます。

これまで伝票を段ボールに入れて倉庫に置いていたような場合、この必要がなくなります。保管にかかるコストも削減できるので大きなメリットになるでしょう。

とくに、国税関係帳簿以外の伝票や、社内資料として使うだけの伝票を保管している場所が片付きます。

検索が容易になる

伝票の検索や閲覧が容易になります。

伝票をスキャンする際にOCR処理(光学式文字認識)することで文字情報をテキストデータに変換できます。

手書きの伝票もデータ化されるため、後々検索しやすくなり、大量の伝票の中からでも瞬時に特定の伝票を探すことが可能です。

人件費削減につながる

人件費削減にもつながります。

例えば、伝票のファイリング作業、保管場所への搬出入、目視による検索といった作業がなくなるため、これらにかかる人件費が削減できます。

伝票を電子化して保存するデメリット

デメリットを見てみましょう。

業務フローが変わる

従来の業務フローが変わることはデメリットと言えます。
具体的には、電子化して保存する際の流れを決めたり、社内周知にも時間を割く必要があります。とくに、導入時の負担が大きいため注意しましょう。

取引先への個別対応

仮に、伝票の内容に修正や更新が生じた場合、必ずしも取引先が電子化されたものに対応してくれるとは限りません。

あらかじめ取引先からの合意を得ておくことは負担になる可能性が高く、デメリットと言えるでしょう。

伝票を電子化して保存するまでの流れ

実際に紙の伝票を電子化して保存するまでの流れを確認しましょう。

所轄の税務署に申請する

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿に関連する伝票を電子化して保存する場合、始める期日の3ヶ月前までに所轄の税務署に申請することを定めています。

例えば、4月1日から電子保存を始めたい場合は、12月31日までに申請しなければいけません。

もちろん、申請後に税務署の承認を得ることも必須です。

タイムスタンプを準備する

e-文書法で定められている「完全性」を遵守するために、伝票の原本性を証明するタイムスタンプの付与が必要です。

そのためには、タイムスタンプ付与機能があるスキャナーや会計システム、タイムスタンプが付与できるスキャンサービスを導入しなければいけません。

スキャン

伝票をスキャンして電子化します。

手書きの伝票をスキャンする際、OCR処理を用いれば高精度でテキストデータ化されます。

伝票を電子化して保存する際の注意点

最後に伝票を電子化して保存する際の注意点を確認しましょう。

申請を忘れないこと

国税関係帳簿に関連する伝票を電子化する際には、3ヶ月前までに所轄の税務署に申請することを忘れないようにしてください。

タイムスタンプの実装を忘れないこと

スキャンした伝票が原本であることを証明するために、タイムスタンプの実装を忘れないでください。

タイムスタンプは国税関係帳簿に関連する伝票に対して必須の要件です。

10年間は原本を保存すること

国税関係帳簿に関連する伝票は、10年間は原本を保管しなければいけません。

伝票の保管義務は7年間と解釈することもできますが、多くの伝票は国税関係帳簿(総勘定元帳や現金出納帳など)を構成する一部とみなされるため、10年間は保管すべきでしょう。

伝票を電子化する方法

スキャニング

高解像度スキャナーを使って紙の伝票を電子化(PDF化)する方法です。

大量の伝票にも対応しており、効率的な電子化を実現します。

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OCR処理

光学的文字認識の技術を用いてテキストデータ化する方法です。

手書きの伝票や旧字もテキストデータ化可能で、後々の語句検索や伝票検索にも対応しています。

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