紙のアンケートを電子化して
保存する際の
メリットや注意点を解説

アンケートのイメージ画像

展示会などで実施されるアンケートは、商品やサービス、顧客満足度などを知る際に役立つ企業活動に欠かせない手段です。

これまでアンケートと言えば、紙のアンケート用紙に記入してもらう方法が一般的でしたが、近年はWebアンケートやオンラインアンケートに移行しつつあります。

そんななか、過去に実施した紙のアンケートを電子化して保存する需要が増えていることをご存知でしょうか。

ここでは、紙のアンケートを電子化して保存するメリットや注意点、やり方について解説します。

紙のアンケートを電子化して保存することについて

紙のアンケートを電子化して保存することは、アンケート用紙をスキャンしてPDFファイルやマイクロソフトのエクセル、ワードなどにすることです。

チェック式や記述式など様々なアンケートを電子化できるため、データ集計や顧客リストの作成といった販売促進業務に活用することも容易になります。

また、過去に実施した紙のアンケート結果を再集計して、サービス向上に役立てることも可能です。

紙で保存することとの違いは?

紙で保存するのと電子化して保存するのでは保管コストやデータ集計にかかる労力が違います。

例えば、紙で保管するとなると保管場所が必要になります。キャビネット代や倉庫代にかかるコストが大きく変わるでしょう。

また、アンケート結果をパソコンに入力する際にはスタッフの労力も必要になるため、人件費や業務効率化に違いが生じます。

紙のアンケートを電子化して保存するメリット

紙のアンケートを電子化して保存するメリットをご紹介します。

印刷や保管コストを削減できる

最も大きなメリットと言えるのが印刷や保管コストの削減です。

アンケートを印刷する際にかかる用紙代やインク代をはじめ、アンケート用紙を保管するためにかかる経費を削減可能です。

検索が容易になる

膨大なアンケート結果の中から特定の情報を容易に検索できるようになります。

これまで、紙のアンケート用紙を目視で確認していた作業が文字検索により瞬時に完了します。

例えば、サービス内容に満足できないと回答した顧客のみを割り出したり、高評価をくれた顧客だけを抽出することも容易に実現します。

劣化や紛失を防げる

紙のアンケートは劣化が生じたり紛失のリスクがありますが、電子化することでこれらのリスクを回避できます。

電子化して複数箇所に保存することで大切なアンケート結果のバックアップも可能になります。

紙のアンケートを電子化して保存する際の注意点

次に、紙のアンケートを電子化して保存する際の注意点を見てみましょう。

セキュリティ対策が必要になる

アンケートを電子化する場合、情報漏洩や不正アクセスといったことに対策を講じる必要があります。

とくに個人情報を含むアンケートは取り扱いに注意しなければいけません。

業務フローが変わる

電子化することで業務フローが変わります。

アンケート結果の集計やリスト化など、これまでの社内ルールを変更する必要があるため、とくに導入時の負担は大きくなります。

紙のアンケートを電子化する方法

スキャニング

紙のアンケートを高解像度のスキャナーで読み取り、PDF化する方法です。

デジタルアーカイブ化にも対応しているので、紙のアンケートを整理するのにも有効です。

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OCR処理

OCR処理とは光学式文字認識のことで、紙の文字をテキストデータ化する方法です。

アンケートに記載されている文字情報を機械的に読み取り、効率的な電子化を実現します。

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データ入力

手書きの記述式アンケートや、チェック式アンケートなど様々な形式のアンケートを電子化する方法です。

データ化することで集計も容易になり、データ活用の幅が広がります。

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