マニュアルをデジタル化するメリット・デメリットとは？
デジタル化したマニュアルの効果的な使い方もご紹介
現在多くの企業でテレワーク化が進んでおり、自宅や外出先でも社内書類を確認するために紙媒体のデジタル化が加速しています。
社内業務をまとめたマニュアルについてもデジタル化が進んでいますが、具体的にどのようなメリットがあり、どのような注意点があるのでしょうか。
マニュアルのデジタル化についてメリット・デメリットを踏まえた上で効果的な使い方をご紹介します。
マニュアルのデジタル化とは？
紙媒体をそのままスキャンしただけでは、紙媒体と使用方法はほとんど同じになるためデジタル化はうまく社内に浸透しないでしょう。
マニュアルをデジタル化する方法として、①有料のソフトの導入、②無料のソフトの導入（Googleなど）、③WordやExcelなど文書作成ソフト、④デジタルブックの導入など、様々な方法があります。
ソフトによって機能面や使用方法が違うため、自社でどのような機能が必要なのか、どのような形式が最も従業員にとって扱いやすいのか検討する必要があります。
マニュアルをデジタル化するメリット
マニュアルをデジタル化するメリットをご紹介します。
持ち運びがしやすい
デジタル化によりスマホやタブレットなどの端末からマニュアルが確認できるようになるため、外出先でも閲覧が出来るようになります。
それまで紙媒体で何十ページもあるマニュアルを持ち運ぶ必要がなくなり、紛失や汚れなどの心配も無くなります。
時間や場所を問わず確認できるようになるため、業務の効率化にも繋がります。
コストを削減できる
デジタル化を行うことで、紙媒体での印刷費や保管費などを削減できます。
紙媒体では修正や紛失、社員の人数分刷る必要がある場合もコストがかかってしまいますが、デジタル化を行うことで簡単に修正や共有を行うことができるようになり、不要なコストを削減することができます。
マニュアルの管理がしやすい
新サービスの展開や顧客の対応方法など社内の業務は日々変化し、より良く改善していくものです。
そのためマニュアルも頻繁に修正したり、新しく作成する必要があります。
紙媒体では少しの修正でも新しく印刷する必要がありますが、デジタル化することで一部分だけ修正するだけで共有が可能になります。
検索機能がある
デジタルならではの機能として検索機能があります。
新しく業務に就いた従業員や新入社員でも自身に関連するマニュアルを簡単に検索・閲覧することができるため、社内教育の効率化に繋がります。
また、膨大な量のマニュアルがある業務では該当の箇所を検索で確認できるようになるため、業務の効率が上がるといえます。
セキュリティ性が高い
マニュアルをデジタル化し、保管しているデータベースにログインできる人物を限定することで、セキュリティ性も確保できます。
また、同じ社内であっても担当する業務やチームのメンバーのみに閲覧を限定したり、特定の人物のみに編集権限を与えるなど、自由な設定管理を行うことが可能です。
マニュアルをデジタル化するデメリット
次に、マニュアルをデジタル化するデメリットを見てみましょう。
使いこなすまで時間がかかる
マニュアルをデジタル化しても、短期的なコスト削減は見込めるとはいえません。
導入してすぐは「既存のマニュアルの方が使いやすい」「使いこなせる自信がない」など社内で不満の声が上がることもあるでしょう。
マニュアルのデジタル化を行う際は、長期的な業務効率化の計画であることと、デジタル化したマニュアルの使い方をきちんと周知させる必要があります。
導入時にコストがかかる
多くの企業では有料のマニュアル作成・管理ソフトを導入しているケースがほとんどです。この場合、導入時にコストがかかります。
また既存のマニュアルをデジタル化するためには、紙媒体のスキャンやテキストデータ化などの費用もかかってしまいます。
デジタル化は継続することでコスト削減に繋がるため、デジタル化したマニュアルを使い続ける計画性が必要になります。
複数のマニュアルを参照しにくい
閲覧できる画面幅が端末のサイズによるため、一度に多くのマニュアルを参照したいときに、デジタルの場合だと不便に感じるかもしれません。
パソコンであればタブの切り替えや複数ウィンドウで閲覧することは可能ですが、スマホやタブレットの場合２つ以上のマニュアルを見ることは困難でしょう。
ただし、デジタル化によって簡単に編集できるという利便性があるため、見えづらいマニュアルを最適化することでデメリットを解消できる場合もあるといえます。
効果的なデジタルカタログの使い方
効果的なデジタルカタログの使い方をご紹介します。
業務に合わせて紙媒体も用意する
通信環境が悪い場所での業務や瞬時にマニュアルを確認する必要がある接客業など、紙媒体のマニュアルが適している業務では、紙媒体のマニュアルも併用しましょう。
すでに述べたようにデジタル化したマニュアルにもメリット、デメリットがあるため、利用場面によって使い分けると効果的です。
使用者を意識したツール選びやルール決めを行う
マニュアルをデジタル化して管理するソフトの中には、閲覧者が自由にコメントやアクションを行えるものやフォーマットがたくさんあるもの、カレンダーやチャットツールなど別の機能も搭載されているものなど様々です。
また、実際にマニュアルを使用する際にも、データの名前付けのルールを決めたり、目次の作成を義務付けたりと社内での使い方をきちんと決めて置く必要があります。
マニュアルを使用する従業員が使いやすいツール選びとルール決めを行うことで、業務の効率化に繋がります。
対応する端末を確認する
デジタル化したマニュアルを閲覧する際、スマートフォンやタブレットの端末に対応しているのか、WindowsとMacどちらも対応しているのかなど、対応している端末を確認しておく必要があります。
在宅勤務時や出張先の端末でも閲覧できるように、対応している端末が幅広いソフトやデータ形式にすると良いでしょう。
まとめ
紙媒体のマニュアルをデジタル化する際、それまでとは違う使用方法にはじめは戸惑うでしょう。
しかし、長い目で見ると「自分の端末でマニュアルを編集するだけで社内全員の手元のマニュアルが更新される」「会議の際に記入した議事録が瞬時に共有できる」というようにそれまでの手間やコストを削減できたことが実感できるようになります。
ぜひマニュアルのデジタル化を効果的に取り入れてみてはいかがでしょうか。